みなさんは仕事で上司に「結論から話しなさい」と言われたことはありませんか。
事実としてはこれは多くのビジネス書でも書かれています。
私たちは学校の国語の授業で物事を順番に話す『起承転結』を習いました。
しかし、ビジネスの場面ではまずは結論から話すことが大事になってきます。
そして、この結論から話す伝え方の方法論としてPREP法というものがあります。
PREP法とは
POINT＝結論
REAZON＝理由づけ
Example＝具体例
POINT＝結論の繰り返し
この話し方を意識するだけで短い時間で相手にとって必要な情報を効率よく伝えることが出来ます。
例えば、私がなぜ、みなさんにPREP法を伝えたいか上記の方法でお伝えすると
P
上司やビジネスの場面ではPREP法を使うべきだ。
R
この話し方をするだけで短い時間で相手にとって必要な情報を効率よく伝えることが出来るから
E
例えば、結論から話すことによって、聞き手はある程度話の趣旨を理解して話を聞くことが出来る。
P
だから上司やビジネスの場面ではPREP法を使うべきだ。
おそらく、このPREP法が出来ている社会人はあまりいません。
私はPREP法の話し方が出来ますが、思いついたことから話す癖が小さい頃から染み付いているので、意識しなかったらすぐ普通の会話になります。
しかし、練習をしたので仕事中は大体『結論から話す』伝え方が出来ています。
PREP法を身につける方法
普段からPREP法の型を頭の中で整理する
この話し方は学校では習いません。おそらくほとんどの方が社会人になって身につける話し方です。
小さい頃からの癖で、『聞かれたことにすぐに答えないといけない』と思っている方もいるかもしれませんが、頭の中を整理してから話す習慣を取り入れてください。
確かに質問に対して頭の中で整理することをしていたら、返答につまったり、頭が悪いのではないかと思われる不安はあると思います。
しかし、ビジネスではいかに簡潔に情報を整理して伝えることが大事になってきます。
早く返答出来るのは素晴らしいことです。しかし、『結局何を伝えたかったの』と相手が思ってしまったら、本末転倒です。
ゴールは『相手がその情報を正確に理解すること』です。理解出来なかったら、素早く返答しても意味がありません。
素早く解答出来ないときは、「少し時間をください」と言って頭の中でPREP法を使って整理するようにしましょう。
「結論から言うと、、、、」という話し方をしてみる
この話し方は、仕事が出来る人はやっています。私も上司が言っているのをマネて今では当たり前のように使っています。
結局、相手が知りたい情報は結論です。その結論に至った経緯は二の次です。
「結論から言うと、、」を使うと強制的に結論から話すことが出来ます。
練習したての私は「結論から言うと、、、」で全く結論を話せてなかったのは秘密です笑
この言葉は、明日からすぐに使えるので実践してみてください。
特にこの言葉は忙しい管理職の人には有効な言葉です。彼らはまず結論を知りたがっています。
まとめ
PREP法が出来るだけで『仕事が出来る人』と思われます。
聞き手からすると『話がわかりやすい』『無駄なやりとりが減る』など色々メリットがあるからです。
しかし、PREP法を身につけるには練習が必要です。普段の上司のやりとり、日常会話、社内メールなど意識すればたくさん練習出来る機会があります。
最初は思いつきで話すことが多いです。しかし、練習している内に結論から情報をを組み立てて話すことが出来るようになります。
